Metodología - Implementación de la Gestión por Procesos

Por: Isabel Aguirre, Socia Consultora ORBiz

En los últimos años el sector público peruano, en los tres niveles de gobierno: Nacional, regional y local, se encuentra inmerso en un proceso de modernización de la gestión pública por resultados. Uno de los principales instrumentos para este proceso es la “Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021”, la cual establece las visión, objetivos y lineamientos para orientar, articular e impulsar dicho proceso, buscando impactar positivamente en el ciudadano.

La Política de Modernización desarrolla cinco pilares, tres ejes transversales y un proceso de gestión del cambio. Uno de los pilares fundamentales es la “Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional”.  La Secretaría de Gestión Pública de la PCM es quien viene impulsando este proceso y para ayudar a las instituciones a migrar del tradicional modelo de organización funcional hacia una organización por procesos, ha establecido la “Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública”

La metodología es bastante completa y basada en las mejores prácticas internacionales en gestión por procesos. Sin embargo, existe el riesgo de pensar que, por el simple hecho de seguir los pasos de la metodología, la entidad tendrá instaurada una gestión por procesos y esto, no es necesariamente cierto si no se hace un trabajo a conciencia. La gestión por procesos no es un fin en sí misma sino un medio para mejorar la gestión de la entidad. Una gestión por procesos bien implementada debe contribuir al logro de los fines institucionales y ayudar a satisfacer las necesidades y requisitos de los ciudadanos.

Sobre la base de una reciente experiencia en una entidad en el sector público, me permito enumerar los pasos clave de la metodología, que deben ser realizados a conciencia, si se desea lograr los resultados esperados: 1) Tener muy claro el propósito de la entidad; 2) Identificar los bienes y servicios que brinda la entidad para cumplir dicho propósito; 3) Identificar los destinatarios de los bienes y servicios, dentro de ellos el más importante el ciudadano; 3) Determinar los procesos de la entidad, pero principalmente los procesos misionales, aquellos que están directamente relacionados a su finalidad o propósito; 4) Describir los procesos actuales, dentro de esta descripción es clave definir los objetivos de los procesos misionales, es decir, para que se realizan y que se desea lograr dichos procesos, en este caso los objetivos deben estar alineados a la finalidad de la entidad. Relacionados a los objetivos de los procesos se debe definir los indicadores, que son los que permitirán medir si se está logrando el objetivo del proceso y por lo tanto los fines institucionales.

El primer paso de una buena gestión por procesos es hacer una buena descripción o documentación de los procesos, esto permite entender lo que se hace, de manera que luego pueda ser analizado para determinar las actividades que no agregan valor o no contribuyen al objetivo del proceso, éstas obviamente deben ser eliminadas. Luego se debe implementar y monitorear los indicadores (recordemos que estos indicadores deben estar asociados a los objetivos de los procesos y en el caso de los procesos misionales a la finalidad de la institución), esto nos permite evaluar el desempeño de los procesos y en qué medida están logrando los objetivos. Si no cumplen los objetivos, se deben buscar las causas e implementar mejoras que permitan lograr los resultados deseados en favor de los ciudadanos. El proceso de mejora debe ser continua, ya que las metas de los indicadores deberán ser cada vez más retadoras.

En conclusión, no es recomendable implementar Gestión por Procesos sólo por cumplir con una exigencia normativa o porque todo el mundo lo hace. La gestión por procesos bien implementada es una herramienta muy potente para mejorar exponencialmente la gestión del sector público en beneficio de ciudadano.